不少人都觉得工资单上的法律要求不断变化，难以跟进。我们建议采用以下五种办法来保持合规性，在编制工资单时避免差错。

 

 

别再压力山大了！大多数的企业曾几何时都经历过这个问题，听了这个您可能心里平衡一点。

 

 

根据安永在2013年的一篇报告，59%的企业曾经历本地税务机关的审计和质询。无独有偶，Fundera公司的一项研究表明，三分之一的企业曾因工资单不合规而遭受处罚。

 

 

当今还有新的法律出台，进一步影响了合规性。

 

 

在美国，有许多州正计划在未来几年提高最低工资，并执行新的加班法。一旦这些新法律生效，企业需要转变工资单的处理方式。再加上身处不同法律体系下的国际化劳动力带来的挑战，所涉及的风险就一目了然了。工资单的错误不仅会使企业容易遭受政府处罚，对员工士气和绩效也会产生负面影响。

 

 

根据Sage的一项研究，超过三分之一的员工在仅仅出现一次工资单错误之后就换了工作。

 

 

在去年的一个研究中，90％的人称不想进入曾经在工资单上出过错误的公司，超过50％的人说这类错误会导致他们失去对雇主的信任，44％的人称工资问题大大影响了工作满意度。

 

 

Sage工资单编制专家Jonathan Dowden说：“工资单容不得雇主犯错。“这极有可能影响员工士气、参与度以及企业对人才的吸引力，因此企业在这方面一定要打开天窗说亮话。”

 

 

企业要达到政府法律法规的要求，防止工资单出错，来获取民心。以下是帮助您避免出错的五个建议：

 

 

1.收集准确的个人信息

 

 

听上去是老生常谈，但还是值得一说，您要确保每位员工个人信息的准确性，并让他们以书面方式当面确认。别以为这是个一劳永逸的事。一些影响工资单的个人信息是会变化的，如员工地址、婚姻状况、银行帐户详细信息等。

 

 

您可以安排定期核对个人信息，以便确认当前记录在册的是否是最新信息。也别指望相关部门会主动提醒您工资或工时的变化。在员工任期内准确记录信息是您的责任。

 

 

2.员工知道的没有您多

 

 

与员工开诚布公地谈话，并且再三核查，确保他们清楚自己有义务遵循合规要求，例如遵守费用报销政策或保留加班记录。

 

 

老实说，当开始新工作时，总有大量的文书工作要完成，而最后它们总是会流落到抽屉里，贴上“稍后再阅”的标签。

 

 

政策出台了并不意味着每个员工都阅读并且了解它的运作方式。您要定期提醒员工他们的职责，比如如何记录开支和加班，这样才不至于在月底弄得焦头烂额。

 

 

3.福利政策到位

 

 

员工是否享有某些福利政策？您可以在政府网站上找到员工可享有的福利政策，以及企业与员工分别需要缴纳的费用。

 

 

4.了解本地的法律

 

 

如果您的企业在多个州都有业务，则务必了解该地区的税法和工资法。这些法律的更新是需要及时跟进的。您需要时刻跟踪的信息包括：法律规定的变化，特别是有关最低工资、员工税务申报和产假的法律。同样，不同的州在费用报销和加班上也有不同的法律规定。

 

 

很多个州在去年都更改了工资单的相关法律，并计划在2017年实施新的规定。

 

 

实时更进法律变化是一大挑战。工资单外包便可帮助企业攻克这一难题。

 

 

5.别忘了，团队里还有大把人

 

 

您知道谁最了解合规要求吗？财务部门。如果有问题，就和他们开个会。他们都是财务与合规专家，能够为您解除后患。

 

 

跟踪复杂且不断变化的法律法规看似是不可能完成的任务。要让所有人都了解您面临的挑战是不大现实的，保持合规性则能帮助您捍卫企业的未来。