作者：Theresa Lamb

没有合适的工具确保企业花费在范围之内，那么预算将成为灾难性的、未兑现的企业决议。为确保合理监管企业一年的花费，设立自动化规则将对企业大有裨益。

利用自动化采购规则满足预算目标

一个更为简易的满足预算的方法就是使用“费用管理”模块，它能集成到采购流程中。您可以配置相关系统设置，自动防止任何可能导致预算超额的交易，或者暂时搁置超额预算并向预算负责人发出警告以进行审批。

在此模块中，除总账科目以外，您也能定义审核时需考虑的其他分析元。您可以定义需审核的采购项，以及遵循配置规则的采购交易。

由多名员工监管费用

如果企业有多名员工制定开支，那么手动追踪可用预算资金的费用不仅耗时而且会导致额外错误。然而，费用管理模块提供了一个自动化的流程。随着交易过账，以及特定预算范围内资金的减少，该模块监管了在科目和分析元层级定义的费用。

如果我的预算改变了将会怎样？

众所周知，预算不是一成不变的。既然费用管理模块能够对任何进行中的交易实施新的费用规则，那么预算变更也将变得轻而易举（过去的交易将不受影响）。

例如，您为办公用品准备1000美元的预算。然后，您在返校季购买打印机墨水及打印纸时商家不接受议价，导致您的办公用品供应开支上升至1200美元。

当您进行办公用品供应交易，根据指定的参数，您可能无法将该交易过账。或者，交易可能暂时中止，预算负责人将决定是否批准这笔费用。

如果您能说服办公用品供应预算的校对人员这是一次明智的采购，那他们或许愿意将采购开支增加至1200美元甚至1500美元。一旦将此录入开支管理模块，由于现在预算已在范围之内，您能够重启交易，并按流程一路走下去。所有员工也因此能继续愉快地进行办公打印。。