大型企业的费用报告和请购单审核是非常耗时的。

要确保提交正确的表格，然后批准或驳回，再追踪预算或预测的所有开支——如果没有高效、精简的工作流，团队最终会浪费大量的时间来跟踪流程的进展。

一旦员工被困在这些无穷无尽的行政工作中，就没有时间来对企业开销进行战略分析。而这一方面对企业有着极高的价值，您必然也想让团队专注于此。

那么，如何才能实现这一目标呢？如何精简费用和采购工作流，释放时间用于宏观思考？

深入分析当前的工作流

连问题出在哪里都不知道，又怎么能解决问题？精简工作流的第一步就是深入分析当前的工作流。您要明确定义和彻底了解每一个流程，而不是流程的目标或结果。

比如一个流程是“批准已提交的费用报告。”再比如“下发已批准的费用补贴。”但您不会称这些流程为“批准/驳回费用报告”，这听上去更像是您所致力于达到的结果。

一旦明确了每一项工作流，您就能开始评估其中的步骤。有没有可以省去的重复步骤？表格获得最终审批前是否周转太久？

这一评估可能要花大量时间，因此企业更倾向于与自己信任的财务系统专家合作，比如Sage。

确保新工作流的灵活性

一旦明确了可以改进的工作流，且采取了必要的步骤——无论是把采购工作人员减少两人，还是精简请购单的审批步骤——您就能开始研究灵活性了。

之所以要让工作流在保持灵活性的同时还能清晰明确，是因为这样能让团队合理分配精力，有的放矢。比如，20美元的办公用品采购和2000美元的设备采购需要的关注度必然是不同的。

如果工作流结构过于严谨，一切事务都要面面俱到，那么结果可想而知。因此，每个工作流都要有一定的灵活性，让团队能够进行自主判断。

考虑使用能改进费用管理和/或采购管理的技术

如果您仅仅使用简单的电子表格来管理费用和采购，或者认为您的软件解决方案拉低了效率，则一定要有所改变。

您可能需要将软件升级成为专用的费用管理和/或 采购管理软件解决方案。

Sage的费用与采购管理解决方案是专为企业精简流程设计的，能提高速度、直观性和透明度。每一个解决方案都可定制，来满足不同规模和行业的企业的独特需求。

用户能够实时访问项目在流程中的进展信息，且这两种解决方案都能与ERP系统集成。企业也能继续使用Excel——我们的费用管理工具可支持从Excel表格导入费用信息。如需更多信息，欢迎垂询免费热线:400-888-0540或发送邮件至info@sagesoft.cn联系我们，也可以登陆www.sagesoft.cn或关注微信号：赛捷软件Sagesoft。