知识库是各种经验、情景与解决紧急问题的经验汇聚。在企业环境中，要想建立有效的知识库，就要改进问题的解决方式和质量，知识库创建的整个流程要从头至尾加以指导。

员工会变动、客户会变动，唯一不变的是产品。知识库能从以下方式为您提供帮助：

1. 减少周转时间——解决客户质询、按时交付项目是所有企业的首要任务，良好的知识库便是一根强大的支柱，它能记录所有问题、流程和项目历史，供开发人员参考，提供即时的解决方案。

2. 推动创新——知识库就像是一座金矿，可以在开发新产品或更新现有产品时加以参考。它还为企业提供了与对手抗衡的筹码。

3. 支持研究——知识库毫无疑问是过去的实施历史、问题和创新的记录。原始数据便是营销人员和开发人员在开发、推销新产品、改进客户服务时，坐等被开发的一座金矿。

4. 提升企业信誉——很多人仅仅用知识库来解决问题，实际上，它还能提升企业的信誉。比如，您可以就相关问题撰写文章。客户将企业视为解决方案供应商，更青睐能够准确把握自己所遭受的问题的企业。

让我们学习几种方法，来夯实知识库的基础，提高工作的效率。

• 组织得当：知识库里的内容要组织有序、贴上标签，进行分类，以便轻松查找。要是半天都找不到，那记录这些内容又有什么用呢？它们可以按照产品、模块，甚至微模块来分类。

• 文章标准化：文章要使用人人都能读懂的语言，这已经是不成文的规定了。您要制定一种合适的格式，并作为KRA（关键结果领域）的一部分来维护，这样，这些内容便能实现标准化。这种一致性也能让对此有贡献的其他部门受益，提高知识库的价值。

• 建立访问权限：系统中定义的访问权限有着重要作用。访问权限能限制非授权用户直接将知识库文章发布到实时数据库中。系统中要适当定义编写者核查流程，以保持系统中发布的知识库文章的准确性，也让管理员知道谁在负责维护／编辑哪些文章。建立访问权限也增强了知识库的安全性，这是极为重要的，因为市场上的竞争非常激烈。

• 保持独特性：文章质量要高是不言而喻的，维护独特性、避免照搬照抄也同样重要。抄袭可能带来法律纠纷，对企业有害无益。而文章的独特性也能帮助用户在有需要时能够快速查找。还可以使用多种通用语来简化搜索。

• 获取客户反馈：客户反馈也要在系统中捕捉到，以便了解知识库文章的有用性。否则，就需要预先采取纠正性的措施来更新系统。

• 云端储存：当今的数据量越来越大，手动或本地储存是极为困难的，而且非常浪费金钱和空间。因此，企业要将其存储在云端，并有强大的安保系统来保障数据安全性。此时，优质的ERP系统不仅能帮助企业储存数据，还能将所有流程整合到一个平台上。智能ERP软件还有助于发现数据泄露，防止数据重复。欢迎垂询免费热线:400-888-0540或发送邮件至info@sagesoft.cn联系我们，也可以登陆www.sagesoft.cn或关注微信号：赛捷软件Sagesoft，了解Sage ERP如何帮助您精简数据和流程。