作者：Sage ERP团队

新的企业资源计划系统的选型过程需要大量的前瞻性思维和对企业需求的理解。例如，要满足企业的要求，这对制造商应该考虑什么样的小企业解决方案有很大的影响。选择了错误的模块或程序不仅会花费大量资金，还会极大地妨碍操作。当确认了需要解决的商业模式基本方面，必须有一种方法来将信息给到供应商，让他们能够确定是否值得提供该软件。征求建议书能够帮助制造商和经销商获得ERP供应商的关注，也能帮助他们在软件实施上做出明智的决策。

充分认识

征求建议书（RFP）并不总是必须的，因为许多公司没有它们也照样完成了实施。然而，需要与否取决于公司的规模和业务的需要。例如，如果一家企业运营的是非常具体的流程制造业务，那么其模块在如库存和仓储配送方面的要求会更为严格。在这种情况下，RFP被证明是非常有效的。

根据ERP Blogger网站的说法，该文件应该出现在信息征求文档发出后。这样可确定哪些是供应商真正感兴趣的公司业务。RFP应该能够告诉企业究竟该公司可以提供哪些可用选项。毕竟，ERP是一个复杂的系统，而如果不知道有什么选择会削弱制造商的决策适用范围。仅鉴于这一点，RFP文档应该用于已经表达了明显意向的供应商。

从这时开始，必须进行需求收集，这样供应商才能确切地知道他们要处理的是什么。这包括重新评估商业模式，确定哪些业务部分需要改进，哪些是实施的总体目标。在了解需要改变的内容之后，RFP就必不可少了。

问到点子上

ERP Var博客表示，创建一份RFP文档本质上是就像写一份调查问卷。公司需要学习很多关于ERP供应商的产品能和不能做什么，所以需要提很多问题。从对RFP文档的回应中，也可以找到那些遗失的信息。例如，应该有对供应商或合作伴侣的历史和客户的问题，其次是关于产品，更重要的是服务的问题。

随着了解了所面对的问题，希望实施ERP的公司会想了解它与预期的供应商或合作伙伴所会拥有的业务关系。应该要问问该项目的融资问题，特别是如果制造商无法全款支付前期的实施费用。许可的问题也应在一定程度上进行讨论，包括是包月还是单次收费。在这些提问中重点应该是ERP供应商愿意提供给公司的是什么，就解决方案方面填写好RFP文档。

在为某个供应商制订RFP文档时，对于成本和需求的回答也是必须的。例如，可能会有一些费用用于出差、咨询和产品演示。一个企业应该了解（如果适用）每个模块的许可费用，以及可能需要的任何额外的支持和培训。如果预计该软件将在内部部署运行，那么技术必备品也很重要，这样才能妥善应对硬件需要进行升级的情况。