作者：Micah Lahren

作为技术人员，除了执行实际的技术工作之外，我们经常还要承担范围广泛的工作，从预算、发票到合同。这涉及到客户关系管理解决方案、计费方案、软件工具的更新等等。如果您还没有十分重视您的工作流程，您很可能会从一个不相关的任务跳到另一个，在这个过程中浪费了大量的时间和精力。著名的格言“时间就是金钱”在这里就非常适用，那么让我们来看看一些可以最大限度地提高您的工作流程的方法。事实上，用一个简单的方法来记住这些建议就是用他们的首字母缩写“IDEA”。

集成（Integrate）

集成是最大限度提高您工作流程的一个关键因素。这一建议可以用许多方法来实现，所以不要将您的集成思路局限于我在此提到的方法。举例来说，您是否用一个CRM解决方案来计费，用另一个来开票，还有另一个来管理库存？如果将所有的文书工作集成至一个一体化的CRM解决方案来处理所有事情，您的时间是否可以更有效？虽然这可能会产生额外的费用，但如果您的时间花在从一个解决方案切换到另一个时，复制和粘贴一个电子表格的信息到另一个电子表格，双重检查等，这里同样有费用的计算，对于您获得的额外的时间来说，您可能会发现额外的成本是值得的。

您的通信是集成化的吗？这包括电子邮件、短信和电话号码。在这个时代，您可以有邮件提醒未接的语音邮件，短信提醒的电子邮件以及其他许多集成选项，可以让您不致于错过想要联系您的客户。如果您对社会化媒体营销兴趣浓厚，也有很多的软件套件有社交网络帐户集成选项，可以更容易同时更新发布到多个网络，并在您指定的时间公布。您是否可以利用这些集成方案来简化您的营销策略呢？

集成将帮助您把相关任务合并为一个更大的任务，释放出您的时间并让您对其他重要的任务有更多的注意。这对于技术人员最大限度提高工作流程是重要的一步。让我们继续考虑最大限度地提高工作流程的另一重要步骤。

委派（Delegate）

如果您是企业主，并且有可以分配任务给他们做的员工或者伙伴，委派人员是您最大限度提升工作流程的重要因素。许多人说如果您想做好一件事，您得亲自动手，但并不全是这样。如果您有可以胜任并且愿意完成这些任务的人，将任务委托给他们。我不是说您要他们为您做所有的事情，而这也需要一点洞察力，因为每个人的经验和能力差别很大。如果有您需要集中精力的一些任务或工作，而您还有一些小的任务要完成，将这些工作委派给其他人，从而将您的时间集中起来，这样您会做得更好。

如果您是单打独斗，您自己做一切事情，那这个建议对您来说没有多少用处，因为实在是没有任何人可以委托。但是，您可以将任务委托给特定的时段。例如，相对于在工作时间做您的文书工作，那时您可能会被约会和服务电话所打扰，您可以考虑在一天的最后时段来做这些工作，或者在一天最开始的时候，这取决于您的客户群在何时最有需求。这同样适用于您的社会化网络营销策略。而相关的整合建议是，您可以将网络更新任务放到更有利于任务本身的时间段，而不是使用您可以花费在其他任务上的时间。

消除（Eliminate）

消除有助于最大限度地提高工作流程？是的，可以。您到最近的五金店去买常用物品的频率是多少？通过囤货来消除下次您需要时去购买的时间。还有什么是可以消除的？您还被困在纸质收据和装满了纸张文件柜中？您可以消除这些不需要的文书工作吗？您可以减少大部分的纸张需求并且用电子方式储存收据，只在当您需要用于记录时才打印一份吗？

消除并不仅仅适用于有形物品。正如我所提到的，您可以消除用于运行硬件项目额外的时间，您也可以消除您的工作流中不必要的流程。例如，一些技术人员在这方面使用这个工具，而在另一方面使用另一个工具，再接着又是另一个工具……这不一定是最好的选择，但在某些情况下，您可以使用一个将所有必需任务整合在一起的实用工具。如果现在没有，数个月之后再回头看，您可能会惊讶恰好地发现您所需要的东西。这是在我身上发生过好几次。当我无法找到我所需要的东西时，我就进行下一步。

自动化（Automate）

自动化是在最大程度提升工作流程中有关技术层面的最重要的关键之一。以下只是作为一个简单的例子，我的工作曾经有一段时间与WIMAX安装和故障排除密切相关。有一些设备实际上没有网络接口。没错，您需要通过Telnet进行配置。起初，我并不介意坐在那里打单键和用导航菜单系统来配置设备。但是，我开始意识到，我花了很多时间只是坐在那里等待菜单载入，然后手动键入命令。除了几个变量，每台设备都是以同样的方式进行配置。我并不需要什么复杂的东西，我所需要的只是一些为Telnet实用程序设置的自动按键。

通过使用AutoIt，这是个很简单但功能强大的类似BASIC的脚本语言，我配置了一个使用文本配置文件中变量的脚本，接下来，我可以简单地在文本文件中改变几个变量，运行可执行文件，就可以有几分钟去做些别的更重要的事情，比如检查我的工作电子邮件或消息。我花在这个整合脚本上的时间，跟它将我从每一次为客户配置另外一台解放出来的时间相比更别不值一提。

自动化现在很多技术工具都提供。例如，在一些实用程序中，您可以自动进行维护任务，您可以让一切都自动进行，这样您可以专注于其他任务，而不是坐在那里计算进度表中各栏出现的时间。如果您能利用这些实用程序和工具，它可以为您节省大量的时间并帮助您最大限度地提高您的工作流程。

最后，还有一件事可以做。或者说，有一件事您不应该做。那就是拖延。这里有一个简单的例子：如果在您的厨房水槽里有一堆垃圾要处理，您会等到您的厨房垃圾有五加仑桶那么多时才把它们冲进下水道吗？嗯，您可以这么做，但同时这些废料会腐烂，长出蛆，会臭气熏天。而当您终于试着一次性解决这一切时，由于您需要更多的空间，您最终可能会压缩或者打破它。不要让任务烂在您的办公桌上，他们会堆积起来，并且就像那些厨房垃圾一样，每次您看到它们都会引起不适或提醒自己您需要完成它们。如果您确实拖延了，而您在最后一分钟又需要做这一切，您会让自己精疲力尽的，并且可能最终不得不放弃预定的约会，只是为了掩饰一些您很久以前就应该轻松搞定的工作。

我希望这些技巧有助于您在最大限度地提高工作流程上的一些想法。如果您在您的经验中还有任何建议，请留下评论。我们很乐意听到这样的声音！