第二部分 实现无纸化办公

作者：客座博主 Isabelle Saint-Martin

Sage欧洲中端市场ERP产品市场经理

时间：2013年10月16日

此为智能ERP对企业的影响系列博文的第二篇（本系列共四篇博文）。

协作管理、无纸化办公环境和工作流处理推动优化数据流通

此前无纸化办公只限于有着大型数据流通的某些特定部门，而现在它已经成为所有企业的重中之重，且和与个人应用关联的趋势齐头并进。ERP在管理结构化数据的同时，如今也应考虑非结构化数据以及与基于文档的系统之间的相互联系。同时，流程和组织模式的变动（尤其是项目模式的盛行）开辟了通过门户网站在共享交流空间进行横向协作的维度。

这些伴随无纸化办公普及而来的变化和更加严苛的追溯需求都对ERP产生了影响。除了将用户与信息系统连接起来，现在还必须促进交互，优化数据和文档共享，以及确保交易凭据的归档。

工作流适用于公司内外部流程，它使得管理运营合理化，并在简化管控的同时有助于信息流的顺畅流通。通过工作流配置能够适应企业实务的特定属性。这种自动化运作精简了曾经涉及大量文档处理的流程。

公司可以启用工作流来发送邮件及附件，而收件人通过轻松点击一个链接即可完成回应。比如批准或驳回一项采购请求。

将文档管理系统集成至ERP解决方案中会增强其实质作用。可以对关联文档进行索引，将其安全的存储在一个适当的“电子保险箱”中，并把它们与管理文档资料连接起来。

企业对实现无纸化表现出了强烈的兴趣，特别是在数字化入站文档和自动/辅助协调解决方案，以及引用出站文档和其他有助于确保文档证明价值的技术（如数字签名）等方面。ERP可以借助集成工具或外部互联工具来满足这些需要。然而，像这样将解决方案封装至ERP系统中需要特殊的技术开放性，才能确保在更低软件级别的应用连接。

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