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5.协商合同条款

 

 

签订合同时，应仔细审查条款，始终致力于为双方建立合作共赢的伙伴关系。在合同中应提及产品质量准则、定价和交付时间表等细节。说明延长信用期和其他的付款条件，包括供应商应遵循的标准操作程序的完整信息。如果需要的话，您可以从法律谈判专家那里获得帮助，顺利度过采购到付款的周期。合同条款协商一致后，就可以签订合同。

 

 

6.生成采购订单

 

 

在正式发出采购订单之前，不能开始任何采购操作。采购订单是采购到付款周期的重要组成部分。该正式文件包含完整的技术规格、产品清单、价格和数量，发送给供应商以确认买方的订单。除了手动生成采购订单，您还可以在ERP系统的帮助下自动生成采购订单，尤其是在需要下重复订单的情况，可以帮助您减少重复性的工作，提高工作效率。当库存低于预设的阈值水平时，自动化系统会自动生成一个采购订单并发送给供应商。

 

 

7.请求发票

 

 

只有在供应商开具发票后，才能支付所有款项。维护多个供应商和采购订单需要准确的发票财务记录。ERP系统能够出色地追踪所有采购订单并将其与相应的发票进行匹配，确保您的所有付款都能按时完成，并保持透明度和准确性。

 

 

8.交付准备

 

 

准备产品交付是采购周期中的一个关键步骤，您必须提前规划产品收货和存储的地点。使用ERP系统能够简化产品收货和存储，有效地追踪存货的移动。

 

 

9.记录维护

 

 

记录维护是一个强制性的步骤，记录您的整个采购到付款的流程，保存为永久的记录凭证。ERP系统能够确保采购到付款的周期中使用的所有文档都安全可靠地存储。从采购订单和发票到采购合同以及所有信息请求和报价请求文档，一切都可以系统地记录在集中的ERP系统中，无需手动组织文档。准确的记录确保您可以评估在以前的会计期间购买的产品库存，以计划和预测未来的采购需求。 

 

 

10.分析供应商绩效

 

 

持续评估和分析供应商的绩效表现，确保他们满足合同中规定的产品质量要求。不仅如此，您还要评估供应商是否适合与您的公司建立长期关系，培养战略伙伴关系。众所周知，每个供应商都各具特点，对于只需依赖少数供应商提供关键零件的制造商来说，供应商的产能扩张计划、财务实力和风险承担能力都是其考量的重要参数。

 

 

11.评估资产

 

 

采购到付款流程结束后，定期评估实物和数字资产的使用情况，防止未来出现不可预见的采购需求。定期的预防性和预测性维护，能够避免不必要的供应中断，让您能够系统地计划新的采购。

 

 

采购周期有什么优势？

 

 

整合采购流程的采购周期能够为您的企业带来以下优势：

 

 

1.降低风险

 

 

采购相关的风险可能会破坏企业的生产活动，直接影响客户关系。良好的采购流程可确保追踪每种原材料的供应，让公司能够保持供应链的连续性。

 

 

2.提高流程效率 

 

 

战略上一致的采购周期可以显著提高流程效率，从而为企业节省成本和时间。了解您的供应商有助于谈判出更好的合同条款。没有企业愿意在尚未完全确保供应稳定性和可靠性的情况下，随意选择一家只提供廉价原材料的供应商。

 

 

3.运营透明度 

 

 

想象一下，向不同的供应商订购100种不同的商品。如果没有系统的采购流程和ERP系统，就不可能清楚地了解供应商的运营情况。此外，采购经理可以确切地知道哪些商品供应不足，需要紧急补货。

 

 

4.竞争优势 

 

 

采购的过程不仅仅是及时、经济地采购产品，还包括为公司提供竞争优势。当您的公司与生产创新产品的供应商结成重要的战略联盟时，您就可以为客户创造卓越的价值，为长期成功铺平道路。

 

 

使用Sage X3软件简化您的采购生命周期

 

 

为了建立一个经济高效且及时的采购流程，有必要遵循采购周期，系统地指导您完成采购。无论是直接采购、间接采购还是服务采购，遵循采购周期可确保您在筛选出可靠和值得信赖的供应商。

 

 

Sage X3是一个先进的ERP解决方案，配备了组织整个采购到付款流程的所有功能，帮助您选择供应商、自动生成采购订单、追踪您的应付账款、生成财务报表以及全面的订单管理，有效提升企业的采购效率，助力企业发展。

 

 

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