什么是贷记凭证？定义、优点以及示例

 

 

贷记凭证是卖方向买方开具的财务凭证，用于抵消双方因各种原因产生的全部或部分金额，包括订单取消、产品损坏、产品缺陷、交付数量不足或发票生成错误等原因。

 

 

开具贷记凭证的主要目的是向买方保证全额或部分退款，提供灵活的条款来抵消金额，并对公司的财务报表做出适当的调整。贷记凭证是维护会计对账并对GST报表编制进行后续调整的正规方式。

 

 

企业何时开具贷记凭证？

 

 

企业开具贷记凭证时，有几种使用情况。让我们讨论一些常见的问题：

 

 

·当供应的货物有缺陷或损坏时，或者如果发货产品出错时，企业需要开具贷记凭证。

 

 

·当卖方收取的价格高于实际价格时，企业会开具贷记凭证，以此来冲销额外的金额。

 

 

·当购买时折扣没有加到原始发票上时，卖方也会开具贷记凭证。

 

 

·当卖方想取消买方的付款时，就会开具贷记凭证。例如，由于不确定因素导致无法使用库存。

 

 

·卖方打算在正式交易中给买方折扣。这个可以作为公司的营销策略。

 

 

贷记凭证示例

 

 

既然我们已经讨论了贷记凭证的含义，让我们看一个说明性的贷记凭证示例。

 

 

假设A公司从B公司购买了100台计算机。每台计算机的成本为3000元。则总成本为30万元。所有计算机交付后，A公司发现20台计算机存在缺陷，并要求退款。B公司没有立即退款，而是开具了一份贷记凭证，确认金额为6万元。

 

 

在本贷记凭证示例中，A公司可以使用这个具有法律效益的文件来冲抵任何现有未付发票或未来付款的价格。

 

 

生成贷记凭证的步骤

 

 

您可以使用ERP软件，创建贷记凭证的一般步骤如下：

 

 

1、打开您的ERP工具。

 

 

2、选择您需要的的贷记凭证模板

 

 

3、用您企业的标志替换默认标志

 

 

4、输入适当的日期和地点

 

 

5、插入与您的交易对应的发票号码

 

 

6、保存新的贷记凭证。

 

 

7、生成贷记凭证后，卖方需要从自动应收账款中扣除贷记凭证的金额。同样，买方（通常是企业客户）需要从自动应付账款中扣除贷记凭证的金额。

 

 

贷记凭证的信息

 

 

一般而言，贷记凭证应包含以下信息：

 

 

·公司的名称、地址、商品和营业执照等

 

 

·贷记凭证名称及其开具日期

 

 

·包含字母数字的唯一序列号

 

 

·交易和税务信息

 

 

·供应商或其授权代理的签名

 

 

开具贷记凭证有什么好处？

 

 

现在，我们已经讨论了什么是贷记凭证和贷记凭证包含的信息，让我们讨论发行贷记凭证如何为企业带来好处。

 

 

1、财务透明度

 

 

贷记凭证为企业的运营带来了财务透明度，并确保最大程度地遵守监管规定。它允许企业适当追踪和调整应收账款和现金余额。

 

 

2、支付方便

 

 

贷记凭证为客户提供了当前和未来付款的灵活性。例如，如果客户收到有缺陷的货物，他可以使用贷记凭证要求减少未来的付款。这有助于建立信任和忠诚。

 

 

3、提高会计准确性

 

 

通过开具贷记凭证，企业免去了删除不准确发票项的麻烦。开具贷记凭证，可以让企业根据法律更新账册，并防止罚款、处罚和其他法律后果。

 

 

4、营销推广

 

 

贷记凭证还可以作为企业的营销推广。有助于企业通过为未来付款提供激励和折扣来保留他们的客户群。以此产生新的销售和增加收入流。

 

 

5、建立信任

 

 

贷记凭证也有助于建立公司和客户之间的信任。无论企业的规模和类型如何，建立信任对于保持与客户的长期关系并影响其购买决策都至关重要。

 

 

（待续）