（接续）

 

 

采购流程的9个关键部分

 

 

尽管采购流程在不同企业间有巨大的差别，但其包括以下所有或部分流程：

 

 

1.确定对企业至关重要的产品和服务

 

 

首先，公司应该根据自己的需求和要求确定所需的产品和服务。例如，可能包括公司从未购买过的全新产品、现有产品的重新进货或者服务的更新。

 

 

以下是您必须关注的内容：

 

 

•物料类型/服务

•产品的确切数量

•精确的产品技术细节

•服务特点

•零件号

 

 

在进行最终采购之前，最好咨询所有业务部门，确保采购的物料满足每个部门的需求。

 

 

2.提交采购请求

 

 

若您想一次性购买大批量商品或服务，那么提出正式的采购请求（也称为采购申请）是有意义的。

 

 

通常，采购部门经理会创建一份采购请求，列出部门的需求和指定产品的技术规格。包括：

 

 

•价格列表

•时间期限

•需求量

•尺寸

•安装

•性能

•供应商

 

 

采购请求最终会发送至财务会计部门，由该部门决定批准或拒绝。

 

 

如果获得批准，采购团队就可以开始供应商的选择流程。如果被拒绝，采购部和会计部可以进行沟通，确定和消除不必要的开支，只支付对部门运作至关重要的项目。

 

 

3.确定并选择最佳供应商

 

 

财务会计部批准采购请求后，就可以确定最佳供应商并提交报价请求（RFQ）了。

 

 

采购团队将RFQ发送给潜在供应商以接收报价。因此，RFQ应该向供应商提供您业务需求的详细描述。

 

 

在供应商评估过程中，您应该关注以下几点：

 

 

•质量、成本和交货（QCD）

•全面质量绩效（TQP）

•法律合规性风险

•财务稳定

•行业历史经验

•服务质量

•交货时间

•网络风险

 

 

如今，许多零售商以实施环保政策为荣。因此，如果您与支持环境可持续性发展的供应商合作，那将是最好的选择。这样可以加强企业形象，并且有助于在市场上建立品牌。

 

 

4.拟定价格和条款

 

 

按照行业惯例，在做出最终决定之前，我们至少要从供应商那里获得3个报价。您应该严格分析每一个报价，并确定能够通过谈判获得更好的交易的条款。若您对采购条款不满意，在放弃之前，找几个备用供应商。若您同意与供应商合作，您需要确保自己写了一份包含所有条款的书面文件。

 

 

5.生成采购订单

 

 

创建并填写一份采购订单（PO），并转发至供应商。确保采购订单中包含您所需的全部货物和服务细节，以及供应商履行订单的规定时间。

 

 

6.检查收到的货物

 

 

在仓库收到货物时，应检查货物是否存在差异，损坏或错误。确保您收到了采购订单中提到的每一件物品，并检查其质量——不合格、一般或优秀。

 

 

7.执行三向匹配

 

 

为了避免差异或错误，应付账款团队应该进行三向匹配，包括比较订单收据（领料单）、采购订单和发票。这一步骤的主要目的是确保您避免给问题发票或未经授权的发票付款。

 

 

8.支付尾款

 

 

如果三向匹配流程无误，一切准确，就应该支付发票。无误差的应付账款流程有助于验证您所有的付款是否与发票相符。这一流程确保付款准时进行，有助于建立稳固持久的供应商关系，并防止滞纳金。

 

 

9.记录维护

 

 

存储和维护整个采购流程的记录（从确定基本材料和生成采购订单到创建RFQ和支付发票）有多个优点。

 

 

优点：

 

 

•未来以有竞争力的价格重新订购商品。

•计算税费

•协助审计过程

•解决未来可能出现的潜在问题

 

 

（完）