作者：Daniel Dawson

 

 

升级您的会计系统是企业发展必不可少的一个步骤——如果您企业正尝试转移到企业资源计划（ERP）系统，那么升级会计系统或许听上去有点困难，但您完全可绕开这些困难。

 

 

的确，这需要花费时间、精力及耐心，但如果您掌握一定的战略并能和一个渊博、专注、娴熟的团队共同认真计划方法，那么整个过程就会容易很多。务必想清楚实施一次成功的ERP迁移及实施的细节问题

 

 

以下五个步骤有助您开始ERP软件的迁移及实施

 

 

步骤一 确定范围

 

 

最为理想的情况是，所有老系统里的数据都出现在新系统中，然而当您考虑到时间框架、移动部分的数量及您的预算时，情况就并非如此想当然了。

 

 

您必须确定哪些数据是最为重要的——这时咨询您企业的持股人就成为必须。考虑以下内容：

 

 

• 授权多少人获取数据，

• 系统上线前哪些数据确定要迁移到新系统，

• 如果您企业有多个办公点，哪些办公点会受到影响以及

• 您想要保留多少历史数据。

 

 

将主数据及开放式交易作为先例，同时剔除重复及过时的数据。此外，如果您还有哪些地方需要变革，诸如账目表等，此时也是绝佳时机。

 

 

当然，留给您自己充足的准备时间来确定所有上述信息并据此做出应对，同时将数据迁移的实际总量及复杂性传递给您的团队。

 

 

步骤二 建立您的团队并制定战略

 

 

ERP过渡离不开一个甘于奉献及努力工作的团队，另外也同样离不开良好的战略。这就意味着需要您企业全体员工的参与、分配任务、明确责任、设定任务期限。根据您的判断确定哪位员工最了解数据情况并能同时肩负起监督数据迁移的职责。不要避讳引进具备技术技能的外来人才，他们往往愿意全身心投入到数据决策工作中。让您的股东跟进重要进展，尤其在涉及到开放/实时数据及主数据时。同时也要让您的ERP供应商能够为您的项目确定最佳技术及战略。

 

 

培养耐心十分重要，并且牢记您不可能一下子将所有数据都迁移到位！一步到位的做法只会招致代价不菲的错误。循序渐进地完成您的目标。

 

 

步骤三 确保新系统内的数据准确干净

 

 

谈及数据迁移，您就不得不将必要数据转移到新系统，然而这往往需要经历一个痛苦的过程，准确性至关重要，只有这样才能确保数据不丢失并被准确分配。这需要一个专业团队手动参与清理文件、清除错误数据及多余数据。需要知道，这是一场持久战；在新系统正式上线之前，您的旧系统每天还在不断生成新数据。

 

 

步骤四 从微量数据开始测试并检查数据准确性

 

 

您需要掌握数据是否被正确载入。一开始对其中的一小部分数据进行测试，确保进展顺利，之后随着您的工作一步步向截止日期推进，可以适当增加数据测试量。这种方法能帮您排除系统错误并在早期就发现错误——同时很有可能在数据延伸的过程中为您节省时间，然而这项工作已然是一项高压的工作。

 

 

紧接着，当所有数据都载入新ERP系统之后，检查数据的准确性。首先从检查数据量开始；如果您载入500条信息，那么新系统中应该有对应的500条记录。然后您必须评估数据量及数据价值，比如，如果成批总量是15000美元，那么系统就应当显示15000美元。您还需要确认是否所有数据都被正确映射到相应的、正确的领域。

 

 

这一过程十分耗时，但对于ERP系统的成功数据迁移及成功实施是至关重要的。您系统存储的信息应当正确无误。

 

 

步骤五 制定一份备用计划

 

 

我们不得不面对这样的事实：生活往往会出意外。所以您必须准备一份备用计划，以防到时系统不能在约定的上线时间发布，或上线过于匆忙。无论企业正按比例缩减范围或就近安排员工手动输入数据，您必须有一个战略——如果您不能及时解决问题，那么请将系统上线日期延后。您最应当避免的就是在没有准备好的情况下就上线系统；其后果将是相当有害的。

 

 

您的备用计划可以相当简单……简单如“仅延迟上线日期”。如果新系统还未步入正轨，那么可以考虑分阶段导入数据。例如，您可以优先上线重要领域，同时备好第二选择。无论哪种方法，总是要确保制定一份计划。

 

 

深呼吸

 

 

通常意义上，将原有会计系统迁入到新系统中绝非易事，这往往需要您在持续一段时间内投入大量的时间与精力。然而，务必牢记您的最终目标：一个精简的、能正常运行的会计系统，并在您整个企业中具有极高的整合性，即便对拥有多个办公点的企业而言亦是如此。手动的数据输入已成过去，现在的报告能提供您在制定短期及长期决策时所需的洞见及分析意见。

 

 

深呼吸——并且牢记认真地制定计划是重中之重。祝您好运！