不知为什么，即便在2017年，还是有很多企业使用Excel来管理会计、报表和其他重要的财务流程。有很多原因导致企业不愿采用现代技术，也不使用先进的ERP管理财务工作；ERP过于昂贵，实施起来太麻烦，用电子表格就行了——借口数不胜数，但毫无疑问，每个企业都曾因为使用电子表格管理财务信息而吃了大苦头，不管它们有没有意识到。

本文详细阐述了用电子表格管理重要的企业数据，做出商业决策可能造成的潜在风险。电子表格看似简单明了，但实际上并不是无懈可击的。Panko在2009的一项研究对七项运营进行了现场审计，最终得出的有关社会发展和政府支出的结论被广泛引用，收入到2010年的一项经济研究中。之后的二次试验发现，实际上Excel出现了编码错误，付出了惨痛的代价，错误纠正后，研究中的数据结果全都无效了，但这些数据早已成为了很多论据的理论基石。

本文作者把这个致命错误作为例证，证明Excel电子表格难以避免地“会出现错误，而编程语言或统计软件包却不会”，还阐明了只使用电子表格来采集和分析数据可能产生的风险。那么，为什么仍然有这么多企业要用电子表格来管理如此重要的日常运营呢？

用ERP，而不是电子表格或过时的软件来管理财务是毫无商量的余地的，现代化的商业软件是企业保持竞争力的重要工具。继续阅读，了解企业不使用ERP会有什么后果。

浪费了员工宝贵的时间

完成会计工作需要从企业各部门采集数据。如果企业用电子表格来管理财务工作，则要指派一名员工从每个团队中收集、验证和校对数据，统一格式，输入到电子表格里。此外还需要人来编码和维护文档。所有这些工作都能由ERP系统妥善管理。

简而言之：如果不使用ERP来管理财务工作，企业则会浪费宝贵的时间，让员工承担整理数据的沉重负担。ERP软件无需人工输入数据，它能自动捕捉各个团队输入的信息，并在系统中加以整合。现代软件的设计初衷就是为了减轻员工负担和精简流程，为何不加以利用呢？有了软件的协助，很多琐碎的工作都能自动完成，无需占用员工时间，这些时间可以投入到岗位创新和推动企业发展上，而不是竭力维持脆弱的平衡。

承受着与生俱来的风险

任何使用电子表格的企业在阅读本文时都会神经紧张，这是事出有因的。扪心自问，您愿意用因为容易出错而饱受诟病的Excel表格来管理最重要的产品和业务流程吗？Excel的一个错误就足以推翻一整个研究报告，更何况是报表呢？电子表格编码错误和Excel的故障会彻底颠覆重要的财务报表、生产排程和日常流程，微不足道的错误直到造成了不可挽回损失，才会因其重视。简而言之，安于现状地使用电子表格，而不是用强大的ERP系统来管理财务工作，您便让企业数据和业务承受了与生俱来的风险。

阻碍企业发展

这一点虽不明显，但电子表格确实会大大削减企业盈利。原本承担起数据采集和系统输入的员工可以用这些时间来完成更具创造性的工作，帮助企业发展，这是一笔更划得来的投资。当数据被破坏，则可能影响重要的财务报表编制和会计流程，影响企业盈利、行政规划和决策。您最好要确保使用的系统是专为财务和会计流程量身定制的，能而不是Excel这样通用型的系统。

当然了，使用电子表格管理财务工作等流程的企业也能成长，这也是让这些企业迟迟不实施企业软件的一个原因——他们认为没有必要。但和ERP的效果一对比，就高下立现了，一旦电子表格出现低级错误，再好的发展也无济于事。

错失了宝贵的商业洞察

您没法给电子表格编码来进行实时分析，获取洞察，但ERP系统可以。要想用电子表格进行实时分析，员工要在多个应用程序间来回操作和切换，来采集和输入数据，编制报表。有了ERP，所有工作都能自动完成。将生产机器和生产线连接到企业网络，则意味着系统能自动输入数据，无需占用员工的时间。Excel无疑是一个广泛使用的工具，在很多企业中确实卓有成效，但并不具备ERP会计系统的专业功能。只要投资企业软件，便能享有更高质量的数据，让团队对运营有更高的掌控性、减少浪费、削减成本，增加收入。

此外，如果采用云端ERP，您还能随时访问系统，比电子表格更方便。Excel在移动平台上使用时不够直观，在移动设备和协同办公平台上很难编辑和查看。软件即服务（SaaS）ERP产品能够从任何联网设备上访问，具备与生俱来的移动功能和优质的用户体验。这意味着销售人员无论是在办公室，还是在客户站点，都能访问到重要的客户数据。员工无论身处何地，都能用ERP来编制财务报表，管理会计流程。要是使用Excel，这些都是痴人说梦。

总结

放弃ERP而用电子表格和工作簿管理财务信息会对企业造成难以想象的伤害，这种伤害在短期并不明显，但微不足道的编码和数据库错误只会积小成大，造成毁灭性影响。只要采用ERP系统，根据特定的财务需求选择会计模块，您就能彻底摆脱人工输入错误和电子表格的故障。这样一个商业决策能为您实现多个目标，包括削减成本、改进报表、提供商业洞察，同时释放出员工宝贵的时间，用来执行推动企业成长、实现积极变革的工作，而不是在数字中摸爬滚打。

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