即便是规划最为完善的ERP项目，也可能因为预期管理不当而中途夭折。企业在选择软件时，软件销售人员常常吹得天花乱坠，这时很难保持清醒的头脑。您可能认为ERP系统能够削减成本、提高销量、提升员工生产率，几乎在实施的那一刻起就能立马解决所有的难题。只要肯下苦功夫，实施够谨慎，以上这些也不是不可能，但指望ERP在实施的第一年就让企业获得300%的增长却是完全不合实际的。管理项目范围蔓延往往是CRM和ERP软件实施项目的一大挑战，项目团队要紧密跟进预期目标和期望值，从项目开始到结束一刻不能松懈，因为不合理的预期会导致员工产生失落感、挫败感（降低员工采用率），使得预算全面失控。

这种说法是有数据支撑的，不是空穴来风。斯坦迪集团的《2014年智能项目脱轨报告》中揭露了软件实施中的这些惊人数据，以及可能对企业造成的风险：

•  1%的项目在完成前就被取消了

•  7% 的项目成本超出了估计水平的89%

•  有2%（小型企业）和9%（大型企业）的软件项目按时按预算完成了

这些数据着实让人心灰意冷，尤其是对于想要实施企业软件的企业而言。然而，您的企业可以采取一系列办法来化解风险，消除CRM或ERP软件项目蔓延的危险，这也是我们自始至终的使命。很明显，项目范围要在前期进行明确规定，最好在选择ERP供应商之前就明确说明。有了详细、可衡量且合理的目标之后，您便能选择到实施这些目标最合适的软件。随后，随着项目范围的变化，您在项目过程中也要加以记录和应对。不要让员工超出截止时间，也不要让管理人员以为原本完成某个目标只需要几个工时，而实际却花了两倍的时间。无论项目是大是小，都要确保合理跟踪和管理项目范围，这是管理项目预算，成功实施项目所不可或缺的步骤，因此必须尽早采取预防性措施，控制项目范围，防止ERP项目实施失败。

项目管理

客户经常会询问我们预期和计划的项目管理时间，您可能也好奇在ERP实施项目中，要取得成功，需要投入多长的时间。对您和团队而言，预估时间往往看似过长，但这是容不得偷工减料的，因为项目要成功，时常要进行孜孜不倦的记录和交流，实时跟进项目目标。这就需要在项目管理团队中选择出知识面广的专业用户，让他来监控项目在时间轴和预算上的情况。他们能够最先察觉项目范围蔓延的征兆，并在招致灾祸之前将其扼杀在摇篮里。当软件系统或项目目标出现重大变更时，这一项目经理也需要将新的方案传达给管理层。这样一来，重要的利益相关方都能够实时了解ERP和CRM的项目动态，在您提出要延长一倍时间的要求时，他们也不会一口回绝，导致项目中途夭折。

积极应对

项目范围蔓延要进行积极的管理，在项目开始之前就要制定好相应的计划。在早期，项目团队和利益相关方最好要提前了解项目范围蔓延可能招致的风险，进行开诚布公的交流。根据我们的咨询销售流程，我们会基于所实施的模块，在《工作说明书》中提出项目管理所需时间的估计值。随后我们会评估变更掌控流程，以及初始项目范围变更的交流方案，这一流程要在项目启动前与管理层进行一次，在项目启动会议上与项目团队再重复一次。在项目启动前要谨慎评估工作说明书，浏览所有的条目，了解它们将如何为您实现项目目标。如果一些目标绘制的过于理想，则往往很难实现。在您签字时，合同上一些有意夸大的实施服务常常起到锦上添花的作用，但这些项目最终往往以失败告终，超出了时间和预算，因为管理层会对ERP软件中有无穷无尽的期望，但却不愿意再多出一分钱。在您寻求外部咨询服务时，一定要对对方了解地足够彻底，确保他们熟悉您的行业和软件，并且确信他们有能力为您控制项目范围，即便在项目范围蔓延时，也能处理得游刃有余。ERP项目脱轨的原因数不胜数，通常不是一人之过，但您也务必要组建一支团队，来防止这些风险。

有力工具

确保实施成功，记录初始范围所有变更的最不可或缺的工具就是问题与变更日志。项目实施团队要负责在这一日志中记录项目中出现的问题、变更，或是新的要求。Sage通常会以必要的频率定期跟进这一日志，与客户方项目经理和管理人员紧密合作，来防止项目范围扩张，一旦出现蔓延的风险，就立即采取防止措施。我们最少会每周举行一次项目动态跟进会议，来评估当前的成果、未来的里程碑、项目风险、预算走向，以及项目中断的可能性。项目中所有重要的参与人员都要加入到会议中来，坦诚地讨论各自在实施中起到的作用，交流如何跟进各自的目标，以及这些目标如何对项目整体目标起到推动作用。项目范围蔓延之所以会发生，往往是由于员工没有实现个人的可交付目标，或者发现系统使得某些任务复杂化了，但却没有及时上报和沟通。尽管员工可能感觉别扭，但在ERP项目中进行直接的沟通是极为重要的，沟通进展也应该在问题与变更日志中进行准确、详细和持续的跟踪。

交流沟通

CRM或ERP实施项目中必然会出现变更和新的要求，因此项目团队和外部咨询师要实时沟通，了解这些变更和要求是否在项目范围之内，以及可能对项目时间及预算产生的影响。有时，管理人员和关键决策者要不得已做出抉择。如果预算紧张，那么在上线日期前必须要确定优先级，明确哪些目标要在上线前完成，哪些可以延后。通常来说，需要开发新的特征项时，往往需要签署一份变更令，由团队领导签字，这样一来，既能避免范围蔓延，也不会让管理层有不实际的心理预期，在根基还没打牢的时候就指望一步登天。

尽管人人都不希望项目超支，但在沟通时，项目团队也不应该回避这个问题，因为这在实施企业软件项目中时是很常见的。ERP和CRM软件项目通常是一个浩大的工程，难免有一路磕磕绊绊。但好在只要详细记录项目目标，核查项目范围，在某一阶段告一段落或项目结束时，企业的投资绝不会花得不明不白。但是，要提前告知管理人员预算上的变化、出现变化的原因，以及项目是否走上正轨，这样才能获得改进。这样一来，在项目无法达到预期或超出预算时，项目团队不用背黑锅，无法为自己辩护，管理人员也会在整个项目中继续提供支持。

您在近期的软件实施项目中是否也经历过范围蔓延的情况？您是否想知道我们是如何应对和管理范围蔓延的？如果您想要深度探讨ERP项目，或者需要我们协助您走上正轨，那么请马上联系Sage的专家！欢迎垂询免费热线:400-888-0540或发送邮件至info@sagesoft.cn联系我们，也可以登陆www.sagesoft.cn或关注微信号：赛捷软件Sagesoft。